Jeśli istnieje słowo, które uczestnicy rynku nieruchomości odmieniają dzisiaj przez wszystkie przypadki, to jest to bez wątpienia „elastyczność”. Rozwiązania typu flex w przestrzeniach pracy są obecnie najbardziej kluczowe dla organizacji biznesowych. Czym jest jednak „wielowymiarowa elastyczność”?
Koniec open space’ów, jakie znaliśmy
W czasie typowego funkcjonowania biura w ciągu roku, struktura firmy, liczba zespołów, ich wielkość i charakter wykonywanych prac potrafią się zmienić nawet kilka razy, w mniejszym lub większym stopniu. Znany nam układ przestrzeni z początku millenium, który składał się z korytarzy i różnej wielkości pokoi, odchodzi powoli do lamusa. Kolejne iteracje tego modelu ewoluowały w formę, w której ścian było coraz mniej, a na popularności zyskiwały przestrzenie otwarte. W kolejnych latach open space zaczęto określać mianem „kurzej fermy”, a jego ukryte wady stały się destrukcyjne dla organizacji i komfortu pracy. Efektowny design w przestrzeniach wspólnych nie poprawił tej sytuacji. Z badań doświadczeń pracowników prowadzonych przez Workplace i Leesman wynika, że użytkownicy biur deklarują chęć pracy z domu o wiele częściej w przypadkach, gdy w przestrzeniach biurowych brakuje miejsc sprzyjających skupieniu oraz pracy w mniejszych grupach roboczych.
1. Wielowymiarowa elastyczność
Koncentrując się jedynie na kwestiach związanych z aranżacją biura, nie będziemy w stanie zapewnić optymalnych rozwiązań, które w realny sposób podniosą komfort pracy w tych przestrzeniach. Z pomocą przychodzi nam jednak elastyczność wielowymiarowa, w której zawierają się takie obszary jak: architektura, meblowe rozwiązania mobilne, organizacja pracy i struktura procesów, technologie oraz zdecentralizowane przestrzenie alternatywne. Elastyczność dla każdego jest czymś innym. Jednocześnie wielowymiarowa elastyczność w architekturze i rozwiązania mobilne w biurach to powoli oczywistość dla biznesu. Na różnych poziomach może pełnić różne funkcje – jako możliwość dostosowania fizycznej przestrzeni, stworzenie całego środowiska pracy gotowego na przyszłych użytkowników i ich różnorodne style pracy czy też podejście do budowania procesów organizacyjnych w hybrydowym świecie.
Rośnie również popularność zdecentralizowanego modelu pracy, w którym na ekosystem środowiska pracy składa się nie tylko biuro, ale również coworking, biura satelickie, hotele i kawiarnie. To świadome podejście flex, które promuje również TDJ Estate w swoim projekcie biurowym .KTW. Eksperci ze studia projektowo-badawczego Workplace w ramach tworzenia raportu dla biurowca .KTW wyszczególnili kilka kluczowych tendencji zmian w przyszłych elastycznych środowiskach pracy.
Jakie mogą być przykłady tych wdrożeń?
Modułowość stref pracy
Ważne, aby na początku procesu zaprojektować odpowiednie wariacje różnej wielkości modułów i aranżacji stref pracy. Przed rysowaniem space planu najpierw powinno tworzyć się siatkę pomieszczeń do pracy indywidualnej, zespołowej i socjalizacji. Celem takiego podejścia jest przygotowanie organizacji na niskokosztowe przebudowy w przypadku nagłych zmian w organizacji.
Mobilność w aranżacji
Ile razy spotkaliście się z tym, że w sali konferencyjnej krzesła nie mają kółek? Czy korzystaliście z budek telefonicznych? Gdy po lunchu brakowało Wam energii czy skorzystaliście z biurka z elektryczną regulacją i opcji pracy na stojąco, aby się pobudzić? Właśnie o sprostanie takim wymaganiom powinniśmy się zatroszczyć i zadbać o dostosowanie aranżacji meblowej do indywidualnego poziomu komfortu w naszych przestrzeniach.
Organizacja pracy
Sukces przestrzeni pracy leży w samoświadomości indywidualnych potrzeb. Eksperci z Workplace podkreślają, iż wykorzystanie rozwiązań mobilnych nie wystarczy do nazwania przestrzeni elastyczną. Jeśli użytkownicy nie będą mieli świadomości tego, co jest dla nich komfortowe, nie będą w stanie poprawnie wykorzystać mobilnych mebli, przenosić ich jak w reklamach firm meblowych czy dostosowywać do własnych preferencji. Kluczowe jest to, aby nauczyć pracowników, jak korzystać z rozwiązań technicznych oraz wdrożyć technologie, które pomogą nam w tym procesie zaznajamiania się z charakterem naszej pracy.
Decentralizacja
Zespoły potrafią się szybko kurczyć i rozrastać. Odpowiedzią na wyzwania tego typu fluktuacji są przestrzenie coworkingowe i biura satelickie. Organizacja może przyjąć, że np. 70% przestrzeni wynajmuje na stałe, a 30% w coworkingach i biurach elastycznych. Jednak im więcej pracowników firma będzie chciała tam umieścić, tym większym wyzwaniem staną się kwestie związane z poufnością danych, adaptacją przestrzeni czy standardu budynku, a także z budowaniem kultury organizacji czy sprawnej komunikacji wewnętrznej. Z badań, jakie Workplace przeprowadził dla TDJ Estate, wynika, że w miastach regionalnych świadomość tego, czym jest coworking i co oferuje, jest na bardzo niskim poziomie. Mali i średni przedsiębiorcy są bardzo pragmatyczni – wolą wynajmować mieszkania i domy, a korporacje boją się utraty prywatności i bezpieczeństwa danych.
Podane przykłady to dobry początek do zainicjowania zmian, jakie powinny nastąpić w obecnych środowiskach pracy. Kolejnym niezwykle istotnym aspektem są kwestie związane z dobrostanem pracowników, ergonomią, biofilią czy neuroróżnorodnością.
2. Wellbeing
Długofalowy stres, a co za tym idzie zwiększająca się świadomość jego negatywnych skutków, zarówno fizycznych, jak i psychicznych, powinny motywować każdego inwestora i projektanta przestrzeni komercyjnych do lepszego zadbania o dobrostan pracowników. Wielu pracodawców zaczyna poważnie myśleć o zjawisku „przebodźcowania atrakcyjnością” pracowników w wielu biurach. W związku z tym korporacje w przyszłości będą zdecydowanie stawiać na wellbeing i faktyczny wpływ na zdrowie użytkowników danych przestrzeni, niż na tzw. „efekt wow” wywołany np. zjawiskowym designem, dużą ilością kolorów, bodźców czy nawet najnowszymi rozwiązaniami technologicznymi.
W ostatnich dekadach w biurach tworzono coraz więcej przestrzeni typu open space. Takie środowiska pracy nie są zdrowe ani od strony psychologicznej, ani fizycznej. Stawiają bardziej na wizualny efekt niż wysokiej jakości parametry wpływające na komfort i produktywność, takie jak powietrze, naturalne światło, właściwa ilość bodźców sensorycznych np. dźwięk, zapach, światło. Co więcej, biura budowane są z najtańszych i często szkodliwych dla zdrowia materiałów. Dlatego tak ważne jest zrównoważone podejście do projektowania – to nowa normalność oparta o cyrkularność.
3. Less waste – ekonomia cyrkularna
Obecnie mówimy dużo o pandemii i zmianach, które wywołała. To tzw. Czarny Łabędź – nieprzewidziane zjawisko zmieniające dotychczasowe paradygmaty. Jednak prawdziwym wyzwaniem jest dla nas zbliżający się z daleka Szary Nosorożec – wysoce prawdopodobne oraz wysoce wpływowe, zaniedbane zagrożenie, jakim jest kryzys klimatyczny. W sektorze biurowym zatrważająca jest niska świadomość i motywacja do zmiany, a przecież szacuje się, że co roku ponad 8,5 mln ton odpadów z biur ląduje na wysypiskach – i to tylko w samych Stanach Zjednoczonych. Odpowiedzialności środowiskowej oczekują pokolenia wchodzące na rynek pracy i coraz bardziej świadoma społeczność obecnych pracowników. Wiedza o zagrożeniach klimatycznych już parę lat temu zaczęła rosnąć wśród projektantów oraz klientów Workplace, a razem z nią – chęć rozwiązywania problemów projektowych w modelu cyrkularnym. Musimy przecież pamiętać, że nie chodzi jedynie o odpady, które my jako użytkownicy biurowców wytwarzamy. Same fit-outy biurowe wciąż powstają w linearnym cyklu życia – średnio po 5 latach okresu najmu większość aranżacji idzie „do kosza”. Wyzwaniem jest więc zaprojektowanie tak uniwersalnych i ponadczasowych rozwiązań, które będą mogły przetrwać próbę czasu i być dostosowane do potrzeb różnych branż i odbiorców. Tak, aby jak najdłużej można było korzystać z danej przestrzeni.
Wdrażając podstawy ekonomii cyrkularnej powinna przyświecać nam idea less waste, polegająca na największym możliwym ograniczeniu wpływu środowiskowego nowych projektów biurowych. Nazywamy to less gdyż obecnie nie ma szeroko dostępnych rozwiązań w branży meblowej i budowlanej, które można by zdefiniować jako zero waste. Jak wiemy, projektanci i inwestorzy muszą działać na podstawie obowiązujących przepisów prawnych i budowlanych, które nie ułatwiają implementacji proekologicznych rozwiązań, innowacyjnych materiałów, wykorzystywania ponownie surowców czy produktów z odzysku. Regulacje prawne, a raczej ich brak, to dziś największa bariera dynamicznej realizacji projektów o obniżonym lub zerowym śladzie środowiskowym.
4. Technologia w służbie użytkownika
Interaktywne, reagujące biuro. Przestrzeń sama dostosowująca się do użytkownika, cyfrowy asystent naszego środowiska pracy. Sztuczna inteligencja w świecie nieruchomości to śmiała nazwa jak na raczkujący w praktyce sektor, jednak jest to bez wątpienia jedną z kluczowych tendencji kształtujących współczesne biura. Zarządzanie całymi budynkami, pojedynczymi powierzchniami biur oraz społecznością, która się w nich znajduje, jest coraz bardziej smart. Z badań przeprowadzonych przez Workplace i rozmowy z ekspertem branży proptech – Bartkiem Dobrowolskim – wynika, że na rynku nadal jest miejsce na dobre rozwiązanie integrujące inteligentne systemy do zarządzania biurem.
Przed pandemią średnie wykorzystanie przestrzeni biurowej nie przekraczało 50%. Czy po pandemii będzie lepiej? Organizacje dalej nie wiedzą, jak wiele osób będzie pracować zdalnie i w jakim wymiarze. Takim środowiskiem pracy nie da się więc zarządzać ręcznie ani poprzez słabej jakości oprogramowanie. Są na rynku rozwiązania, które już cieszą się dobrą opinią, choć nie są jeszcze kompletne. To np. SpaceOS czy Zonifero. Te dwie platformy umożliwiają między innymi rezerwację biurek, salek czy parkingu przez telefon. Można przez nie również zgłaszać usterki, a także zamawiać jedzenie z lokalnej restauracji i nie czekać w kolejce. To tylko nieliczne funkcjonalności, a podobnych aplikacji na świecie jest co najmniej 10 (wyżej wymienione są inwencją naszych polskich programistów).
Jeśli chodzi o sensory, dzięki którym organizacje mogą badać wykorzystanie przestrzeni, godnymi polecenia platformami są Disruptive Technologies oraz Verge Sense. Dobrą platformą do analityki danych z tych sensorów jest Infogrid, który selekcjonuje producentów sensorów ze świata. Koszt tego typu rozwiązań zaczyna się od ok. 10% rocznego kosztu wynajmowanego biura z wyposażeniem. W ocenie specjalistów z Workplace taka inwestycja szybko może się zwrócić poprzez lepsze wykorzystanie przestrzeni. Ponadto użytkownicy tracą mniej czasu na znalezienie tego czego potrzebują np. przestrzeni do danego rodzaju aktywności w konkretnym ustawieniu.
5. Hybrydowa społeczność
Przejście na hybrydowy model pracy uwypukliło wyzwania związane z poczuciem przynależności i zaangażowaniem pracowników. Rozproszenie spowodowało rozluźnienie więzi między pracownikami oraz osłabione poczucie przynależności do organizacji. Obniżyły się morale, a co za tym idzie znacząco wzrosła fluktuacja. Firmy sięgnęły po talenty zagraniczne – skoro można pracować w domu, to nie trzeba ograniczać się jedynie do specjalistów z lokalnego rynku.
W autorskich badaniach Workplace, jak również w tych tworzonych we współpracy z Leesman, pracownicy potwierdzają lepszą efektywność w pracy zdalnej, ale widzą też nadchodzące wypalenie oraz frustrację odosobnieniem i koniecznością pracy w trybie mieszanym. Tu często brak jest polityk wspierających organizację pracy czy kulturę komunikacji.
Kluczowym aspektem w budowaniu kultury pracy hybrydowej jest zrozumienie komunikowanych przez pracowników potrzeb i obaw, w których na pozór kryje się sporo sprzeczności. Niektórzy pracując w domu zaznali więcej wolności i swobody w organizacji swojej pracy, mają elastyczne godziny pracy, są efektywniejsi, bo w przeciwieństwie do biura mają lepsze warunki do skupienia. W związku z tym nie chcą do biur wracać. Z drugiej strony – w biurze łatwiej jest szybko skonsultować problem z innymi, złapać kolegów czy koleżanki ad hoc, zrobić świetną burzę mózgów, porozmawiać przy kawie czy zwyczajnie czuć się częścią drużyny.
Dużym wyzwaniem staje się więc budowanie społeczności hybrydowej, które powinno opierać się na różnorodnych preferencjach, na zrozumieniu potrzeby elastyczności i mobilności oraz na demokratycznym dostępie do informacji w organizacji. Tożsamość firmowej społeczności w rozproszeniu sama się nie wytworzy i wymaga wysiłku wszystkich jednostek i zespołów.
Wykluczenie z komunikacji, problemy z wymianą informacji i współpracą nad zadaniami kreatywnymi, a przede wszystkim brak kontaktów na żywo ze współpracownikami to bardzo poważne mankamenty pracy zdalnej. W ostatnich 2-3 miesiącach wiele firm zaplanowało powrót do biur i próbują na nowo odnaleźć się w tej sytuacji. Niektórzy wykonali już optymalizację swoich powierzchni, a inni ją planują, licząc na spore oszczędności.
Jednak zanim podejmie się odgórne decyzje co do redukowania przestrzeni biurowych, trzeba pochylić się nad kwestią kultury firmy i odpowiedzieć na parę pytań:
- Z czego ona się obecnie składa i jak ma ewoluować w nowych warunkach?
- Czy organizacja chce budować kulturę #remotefirst czy #officefirst?
- Jaką swobodę w decyzji o powrocie do biura firma pozostawia swoim pracownikom?
Organizacje muszą zdecydować, w jakim stopniu zależy im na budowaniu tożsamości i kultury firmy w przestrzeni biura, gdzie zespoły wymieniają się wiedzą i czerpią ze spontaniczności spotkań, swobody kontaktów na żywo.
Wielowymiarowa elastyczność to pojęcie niezwykle pojemne. Obejmuje różne aspekty nie tylko funkcjonowania biura, ale również samopoczucia jego użytkowników. Jej odpowiednie zrozumienie i wykorzystanie może przynieść wymierne korzyści organizacji na każdym poziomie jej funkcjonowania, począwszy od ekonomicznego i racjonalnego zarządzania przestrzenią, aż po dobrostan i komfort społeczności.