Dziś biuro w prestiżowym biurowcu może wynająć mikro przedsiębiorca, freenalcer na co do niedawna mogły sobie pozwolić wyłącznie duże firmy i korporacje międzynarodowe. Podpisując umowę z krótkim okresem wypowiedzenia, można mieć obecnie do dyspozycji podobne rozwiązania w zakresie funkcjonalności, wystroju i wygody korzystania z poszczególnych przestrzeni on-demand, jak w przypadku tradycyjnego najmu.  Elastyczność w kontekście najmu powierzchni biurowych dla każdego użytkownika oznacza zgoła coś innego. Nowe, atrakcyjne powierzchnie elastyczne tworzone przez właścicieli budynków biurowych są postrzegane jako wartościowe nie tylko z perspektywy przyszłych użytkowników, lecz także przez tych, którzy na co dzień  korzystają ze standardowych biur. Wprowadzają bowiem do budynków dynamikę, a także pobudzają społeczność do networkingu, nawiązywania relacji i integracji. Do kogo zatem przemawia oferta biur elastycznych?

Użytkownicy przestrzeni elastycznych

Zespół Workplace przeanalizował w II połowie 2020 roku rynek przestrzeni co-workingowych w Górnośląsko-Zagłębiowskiej Metropolii, co pozwoliło na wyszczególnienie czterech głównych grup ich użytkowników: Prestiżowych, Pragmatycznych, Wędrujących i Domowych. W badaniu uwzględniono wymagania i konkretne motywacje firm i przedsiębiorców do korzystania z elastycznych przestrzeni biurowych, na bazie aktualnych doświadczeń i zaistniałych potrzeb. Zgodnie z wynikami badań, obecnie użytkownikami powierzchni flex na rynku GZM są niezbyt liczne grupy Prestiżowych  i Wędrujących. Jednak potencjał rozwiązań elastycznych zauważają z kolei Domowi i Pragmatyczni. Czym charakteryzują się przedstawiciele poszczególnych grup?

Do grona Prestiżowych należą samowystarczalne, stabilne i zazwyczaj duże firmy, często korporacje międzynarodowe, z powodzeniem wdrażające nowoczesne modele pracy, tj. praca hybrydowa. Są one przyzwyczajone do wysokiego standardu biur (parametry budynku muszą spełniać ich globalne wytyczne), stąd biurowce klasy A, z umową najmu na okres  5-7 lat, są dla nich oczywistym wyborem. Są to firmy świadome poziomu kosztów, które się z tym wiążą. Ważny jest dla nich prestiż biura i lokalizacji, który potwierdza ich siłę, status i pozycję. W obliczu pandemii i pracy hybrydowej poszukują nowej formuły najmu: wskazują wielkie korzyści dla opcji optymalizacji najmu powierzchni – łatwego rozszerzania lub zmniejszania powierzchni biurowej, najmu krótkookresowego, związanego z konkretnymi projektami czy wynajmu dodatkowych sal konferencyjnych w budynku, w którym mają swoją siedzibę główną.

Pragmatyczni to z kolei małe i średnie firmy, zazwyczaj z przewagą polskiego kapitału. Cechuje je pragmatyzm – skupiają się na dobrym stosunku jakości do ceny. Budują wizerunek stabilnej firmy poprzez posiadanie własnego biura, jednak nie szukają przestrzeni w biurowcach klasy A, jak Prestiżowi. Zdecydowanie preferują tańsze, jednak bardzo dobre jakościowo rozwiązania.

Kolejna grupa użytkowników to Wędrujący, do której zaliczają się freelancerzy lub mikroprzedsiębiorstwa, które są spokojne o swoją stabilność finansową. Chętnie pracują poza domem, wynajmując np. miejsce do pracy w biurze dzielonym, z miesięcznym okresem wypowiedzenia. Coraz bardziej są otwarci na nowe możliwości, lubią przebywać wśród ludzi i szukają szansy na budowanie relacji biznesowych. Możliwości rozwoju swojego biznesu upatrują w interakcji z różnymi środowiskami i firmami, chętnie czerpiąc inspiracje od innych.

Co innego Domowi, których reprezentują głównie freelancerzy, czasem mikroprzedsiębiorstwa i małe zespoły. Na co dzień dbają o minimalizowanie kosztów prowadzenia działalności, dlatego też pracują w domu – bez zobowiązań i dodatkowych obciążeń. Innym czynnikiem decydującym o pozostaniu w lokalu mieszkaniowym jest brak wyraźnej potrzeby posiadania biura, w związku z brakiem konieczności odbywania spotkań z klientami i kontrahentami na żywo – 84% firm w tej grupie deklaruje brak dodatkowych potrzeb przestrzennych poza własnym mieszkaniem.

Wyobrażenia  zamiast realnych doświadczeń

Na temat powierzchni elastycznych krąży wiele mitów. Z raportu Workplace wynika, że niewielu respondentów korzystało dotychczas z rozwiązań flex, stąd ocena tych rozwiązań nie zawsze wynika z wiedzy i doświadczenia. Zazwyczaj najbardziej przeraża to, czego się nie zna lub czego się nie rozumie, mogą się wtedy pojawiać fałszywe przekonania. Czego najczęściej dotyczą? Utarło się na przykład mówić, że coworking jest dla startupów albo, że korzystają z niego firmy, których nie stać na biuro, podczas gdy na całym świecie jest ponad 1,7 mln użytkowników biur elastycznych. Na co dzień chętnie korzystają z nich tacy giganci jak Google, Facebook, Samsung czy Coca-Cola, zatem stwierdzenie, że coworking to miejsce dla młodych, kreatywnych, a nie miejsce na poważny biznes też nie znajduje potwierdzenia. Pracownicy dużych korporacji, wcześniej zamknięci w tradycyjnych biurach, dzisiaj chętnie otwierają się na współpracę w ramach przestrzeni elastycznych. Doceniają możliwość kontaktu z innymi profesjonalistami, wymianę wiedzy i doświadczeń, co pomaga w tworzeniu innowacyjnych rozwiązań i wprowadzaniu w życie kreatywnych pomysłów.
Pojawiają się też głosy, że co-working jest jak apartament w hotelu z łazienką na korytarzu. Fakt, jest to przestrzeń tworząca nieco luźniejszą niż tradycyjne biuro atmosferę. Jednak sprzyjająca integracji otwarta przestrzeń (która na życzenie klienta może zostać wydzielona), strefy wspólne tj. kuchnie, sale konferencyjne czy chillroom’y wpływają pozytywnie na pracowników i efektywność ich pracy. Co motywuje poszczególne grupy użytkowników do skorzystania z rozwiązań typu co-working i flex, a co sprawia, że się do nich jeszcze nie przekonali?

Korzyści i wyzwania związane z rozwiązaniami flex

Przez każdą z grup inne elementy są postrzegane jako wartość dodana. W tradycyjnym modelu najmu trudno zaspokoić niektóre potrzeby użytkowników, jest zatem otwarta furtka dla rozwiązań elastycznych. Niemniej jednak, w percepcji respondentów, co-worki i flexy mają też swoje minusy, co powstrzymuje organizacje i przedsiębiorców przed korzystaniem z tego typu powierzchni.

Motywacją dla Prestiżowych jest w dużej mierze chęć podkreślenia statusu i budowanie wizerunku stabilnej, dojrzałej i dobrze prosperującej firmy. Stawiają na elastyczność w dobieraniu i odejmowaniu przestrzeni w perspektywie miesięcy i lat. Zależy im na wynajmie przestrzeni tymczasowej w trakcie budowy docelowego biura, możliwości zapewnienia biur satelickich pracownikom czy możliwości  ulokowania dodatkowych zespołów przy dynamicznym rozwoju firmy lub do poszczególnych projektów. W związku z tym wiele korporacji deklaruje, że obecność co-workingu w budynku biurowym może być kluczową motywacją do podjęcia decyzji o wyborze siedziby. Jeśli chodzi o obawy dotyczące wyboru tego typu rozwiązań, Prestiżowi podnoszą kwestie związane z zachowaniem bezpieczeństwa i poufności oraz dotyczące możliwości przejmowania ich pracowników. Boją się utraty odrębności własnej kultury organizacyjnej oraz braku zachowania standardu korporacyjnego w wyposażeniu. Odczuwają również dyskomfort wynikający z perspektywy przebywania wśród nieznajomych.

Jeśli chodzi o Pragmatycznych, dla których prestiż również ma duże znaczenie, rozwiązania elastyczne kuszą ich wyglądem biur i otoczenia, stanowiących wizytówkę ich firm. Dostrzegają realne korzyści, uzasadniające wyższe koszty najmu – m.in. serwisowanie biura, brak dodatkowych kosztów obsługi, możliwość zorganizowania spotkania z klientami w reprezentacyjnej lokalizacji i strefie. Doceniają również proste, intuicyjne rozwiązania, które odejmują pracy właścicielom (bezobsługowość) oraz możliwość zdobywania kontaktów, rozwoju biznesu czy uczestnictwo w branżowych eventach. Jednak poczucie własności, kontrola nad swoim otoczeniem oraz konieczność optymalizacji kosztów są dla nich niezwykle istotne, stąd wahają się z podjęciem decyzji związanej z wynajmowaniem biur w ramach co-worków czy rozwiązań flex.

Dla Wędrujących freelancerów i mikroprzedsiębiorców natomiast liczy się głównie możliwość nawiązywania relacji biznesowych – zdobywania kontaktów z inwestorami i potencjalnymi klientami oraz udział w szkoleniach i wydarzeniach networkingowych. Obawiają się poczucia dystansu i nadmiernego prestiżu w biurowcach klasy A. Za to przekonują ich niskie koszty połączone z krótkookresową umową oraz dostosowanie do zmieniających się potrzeb i elastyczność korzystania z przestrzeni do pracy czy spotkań.

Domowi zazwyczaj nie wiedzą, co to jest co-working czy przestrzeń flex i nie orientują się w możliwościach rynkowych oraz potencjalnych korzyściach z takich rozwiązań. Tych, którzy o nich słyszeli, przekonuje perspektywa posiadania komfortowego stanowiska pracy i reprezentacyjnego miejsca do spotkań z klientami. Jednak  barierą są dla nich potencjalne wysokie koszty wynajmowania powierzchni biurowej.

Coraz większa liczba firm wynajmujących powierzchnie biurowe, rozważa rozwiązania elastyczne jako alternatywę dla długookresowych umów najmu. Zdaniem autorów raportu, połowa respondentów nie ma jednak wyobrażenia o potencjalnych korzyściach i wyzwaniach związanych z biurami serwisowanymi, a 2/3 firm z sektora mikro, małych i średnich przedsiębiorstw wynajmuje dziś na potrzeby biurowe lokale mieszkaniowe. By zaistnieć w świadomości potencjalnych najemców, niezbędna jest zatem edukacja mająca na celu przedstawianie walorów tych rozwiązań, które są w wielu wypadkach bardziej ekonomiczne i funkcjonalne niż tradycyjne biuro.